روز اسناد ملی

روز اسناد ملی

انسان در طی قرون متمادی و در خلال رویارویی با حوادث گوناگون به تجربیات ارزشمندی دست یافته است.

تاریخ مجموعه تمامی این تجربیات است و عدم بهره مندی از این دستاورد گرانبها و سرمایه عظیم بشری می تواند ضمن آن که به تکرار خطاها و اشتباهات گذشته بیانجامد باعث گسستگی نسل امروز با نسل های پیشین شود لذا می بایست این تجارب به نسل حاضر منتقل شود. در همین راستا اسناد ملی هر کشور  به منزله گنجینه ای گرانبها است که به  پلی ارتباطی بین گذشته و آینده آن سرزمین  می ماند و می بایست از آن محافظت به عمل آید.

– تعریف سند از دیدگاه حقوق اسلامی:

در اصطلاح و فقه اسلامی روایت یک حدیث را«سند» گویند. سند به معنی طریق متن است و منظور از متن، متن حدیث است که آن را لفظ حدیث گویند و معنی سند بطریق متن برای آن است که دانسته شود حدیث، مأخوذ از قول چه کسی است. (کتاب بایگانی اسناد و مدارک اداری در روش تلفیق علمی، علامه حائری، ص ۲۲ و ۲۳).

– تعریف سند از دیدگاه قانون مدنی ماده ۱۲۸۴:

“سند عبارت است از هر نوشته‌ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استفاده باشد.”

– تعریف سند از نظر قوانین مالی ایران:

در قوانین مالی ایران سند به صورت کلی تعریف نشده، بلکه بر حسب مورد تعریف گردیده است. ماده ۱۶ قانون محاسبات عمومی مکتوب ۲۱ سفر ۱۳۲۹ می‌گوید بودجه دولت سندی است که معاملات دخل و خرج مملکتی برای مدت معینی در آن پیش‌بینی و تثبیت می گردد. مدت مزبور را سند مالیه گویند، که عبارت است از یک سال شمسی(همان کتاب ص ۲۴).

– تعریف سند از دیدگاه اصول حسابداری:

هر نوشته ای که ذمه سازمان یا شخص حقیقی یا حقوقی را که به نحوی با سازمان طرف حساب و معامله است مشغول یا بری نماید یا مبین پرداخت وجهی جهت خرید کالا یا خدمات و یا حاکی از انعقاد قرارداد یا وقوع عقدی باشد و یا از آثار ناشی از حقوق خاصی حکایت نماید به شرط وجود اهلیت و دارا بودن امضاء مجاز لازم برای رسیدن به یکی از مقاصد سند محسوب می‌شود(همان کتاب ص ۲۶)

– تعریف سند در قانون سازمان اسناد ملی ایران:

کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکس ها، نقشه‌ها، کلیشه ها، نمودارها، فیلم‌ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و بطور مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری داشته باشد.(تبصره ماده اول قانون مصوب ۱۷/۲/۱۳۴۹)

– تعریف سند از دیدگاه علم کتابداری:

هر نوع نوشته خطی، چاپی، عکسی و یا بصورت های دیگر و هر شیئی مادی را که بتوان از محتوای  آن اطلاعاتی بدست آورد “دبیزه” یا “مدرک” گویند.(اصطلاحات کتابداری)

پس از تجزیه و تحلیل وجوه اشتراک و افتراق تعاریف یاد شده، عبارت زیر به عنوان تعریف سند پیشنهاد می‌گردد: “سند عبارت است از اطلاعات مضبوط اعم از نوشتاری، دیداری، شنیداری که توسط اشخاص حقیقی یا حقوقی ایجاد شده و دارای ارزش نگهداری باشد.”

تاریخچه آرشیو در ایران

رسم نگهداری و حفاظت از اسناد و مدارک دولتی در ایران از دیرباز رایج بوده است. در دوران هخامنشیان هسته مرکزی و زیربنای تشکیلات اداری امپراطوری را”بایگانی سلطنتی” تشکیل می داد. در حقیقت مغز متفکر سازمان اداری، رئیس بایگانی سلطنتی بود که فرمان های شاه را به زیردستان ابلاغ می کرد؛ وی مسئول ضبط و ربط مکاتبات حکومتی، فرمان ها و دستورهای شاه و دیگر وقایع مهم روز بود. پس از فتح ایلام، ایرانیان با لوحه های گلی آشنا شدند و از کاربرد آن در امور تجاری و اداری اطلاع یافتند.

ایرانیان در میانه قرن پنجم پیش از میلاد از موادی مانند: چرم و پاپیروس برای نوشتن استفاده  می کردند. اما به سبب آسیب پذیری این مواد، اسناد و مدارک دوره هخامنشی دوام زیادی نیاورد و بیشتر آنها از بین رفت. اسناد باقی مانده از دوران هخامنشی در مقایسه با اسناد موجود در آرشیوهای منطقه، بسیار اندک است.

خوشبختانه با وجود ظرافت و آسیب پذیری این اسناد، معدودی از آنها که از چرم و پاپیروس بوده، در شنزارهای مصر پیدا شده است. یکی از این گنجینه های پر ارزش، یک کیسه پستی حاوی چندین نامه است. این نامه ها که به دلایل نامعلومی به مقصد نرسیده، حاوی دستورهایی به افراد مختلف بوده و در سال های ۴۱۰ تا ۴۱۱ پیش از میلاد نوشته شده است.

بی تردید سازمان های آرشیوی سلطنتی ایران در بابل، اکباتان، شوش، پرسپولیس و دیگر شهرهایی که محل زندگی شاهان ایرانی بود، وجود داشته است. پس از تسلط یونانیان بر ایران، اسکندر با بهره گیری از شیوه ها و بنیادهای آرشیوی ایرانیان، سازمان آرشیوی سلطنتی ایران را توسعه داد و حتی هنگامی که نسخه های اصلی اسنادش در یک آتش سوزی از بین رفت، بی درنگ دستور داد با استفاده از رونوشت اسناد که در اختیار فرماندهان نظامی بود، اسناد از بین رفته را بازنویسی کنند.

شیوه ایرانیان در نگهداری اسناد دیوانی، بعدها چنان گسترش یافت که معمول دیگر حکومت ها نیز گردید. و آنان شیوه ایرانیان را در حفظ و نگهداری اسناد، در سرزمین های خویش نیز به کار بردند. در دوره صفویه رونوشت تمام ارقام مربوط به امور مالی و احکام و نشانه ها و نامه ها و اسناد در دفاتر مخصوصی ثبت می شد. محل نگهداری این دفترها که “انبار دفترخانه دیوان اعلا” نام داشت ظاهراً عمارت چهل ستون بود

در دوره قاجاریه از زمان فتحعلی شاه، اسناد و مکاتبات و سواد فرمان ها در دربار نگهداری می شد و آرشیو جزو اداره بیوتات به شمار می رفت. از زمان ناصرالدین شاه، علاوه بر بخش نگهداری اسناد دربار، اسناد سیاسی در وزارت امور خارجه و اسناد مالی در دستگاه میرزا یوسف خان مستوفی الممالک گردآوری می شد اما روش صحیحی برای نگهداری اسناد و نوشته ها وجود نداشت. سرانجام در سال ۱۲۷۸ خورشیدی وزارت خارجه به پیروی از روش بایگانی کشورهای اروپایی، بایگانی خود را مرتب کرد.

پس از انقلاب مشروطه و در طی سال های ۱۲۸۰ تا ۱۳۰۹ خورشیدی اقدام هایی برای به کاربردن روش های نوین بایگانی با استفاده از دانش و تجارت هیأت های فرانسوی و بلژیکی انجام گرفت. سرانجام در اردیبهشت ماه ۱۳۰۹ تأسیس مرکزی برای حفظ اسناد دولتی در جلسه هیأت وزیران به تصویب رسید. به این ترتیب تا سال ۱۳۴۵ که لایحه تأسیس(سازمان اسناد ملی ایران) به هیأت دولت ارائه شد، هرچند وقت، یک بار لوایحی در این باره مورد بررسی قرار می گرفت.

پس از طرح لایحه مزبور در ۲۳/۸/۴۵ و طی مراحل مختلف رد و قبول، سرانجام در جلسه هفدهم اردیبهشت ماه ۱۳۴۹ مجلس شورای ملی قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران به تصویب رسید و برای اجرا به دولت ابلاغ شد بدین سان مقدمات تشکیل آرشیو ملی ایران به عنوان پاسدار فرهنگ و هویت تاریخی کشور به وجود آمد.

شورای سازمان

به موجب ماده چهارم قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران، شورای سازمان مرکب از اشخاص زیر است:

۱- وزیر امور خارجه؛

۲- وزیر فرهنگ و آموزش عالی؛

۳- دادستان کل کشور؛

۴- دبیرکل سازمان امور اداری و استخدامی کشور؛

۵- دادستان دیوان محاسبات؛

۶- دو نفر از اشخاص متبحر در فرهنگ و تاریخ ایران به پیشنهاد وزیر فرهنگ و آموزش عالی و تصویب هیات وزیران که برای مدت سه سال انتخاب می شوند و انتخاب مجدد آنها بلامانع است.

بجای اعضای مذکور در چهار بند اول ممکن است، معاونین آنها حضور یابند. اعضای شورا از بین خود یک نفر را به عنوان رئیس انتخاب می کنند.

پژوهشکده اسناد

از آن جا که آرشیو حافظه ملی هر کشور است و سازمان های آرشیوی علاوه بر وظایف اجرائی، دارای رسالت فرهنگی و پژوهشی نیز هستند و با عنایت به تأکید مقام معظم رهبری و مقام محترم ریاست جمهوری بر ضرورت حفظ، مرمت و اشاعه اسناد و به منظور تحقق اهداف پژوهشی و گسترش فرهنگ آرشیوی و کمک به محققان کشور، سازمان اسناد ملی ایران، در سال ۱۳۷۲ موفق به طرح و اخذ موافقت موسسه مطالعات و تحقیقات آرشیوی، (پژوهشکده اسناد) از وزارت فرهنگ و آموزش عالی شد. اهم اهداف و وظایف پژوهشکده اسناد به شرح زیر می باشد:

الف – مطالعه و تحقیق در مورد اسناد موجود در آرشیو سازمان اسناد ملی ایران و سایر مراکز آرشیوی به منظور کشف نکات مبهم و مکتوم تاریخی در جهت تدوین تاریخ جامع معاصر ایران.

ب- مطالعه و تحقیق در خصوص شیوه های بازسازی و مرمت اسناد و استفاده از روش های نوین علمی برای شناسایی عوامل مخرب و موثر بر اسناد و یافتن راه های مقابله با آنها.

ج – بررسی و مطالعه روش های طبقه بندی اسناد مطابق با استانداردهای جهانی

د- تلاش در جهت ساخت و تهیه مواد لازم برای مرمت اسناد در داخل کشور.

ه – تهیه کلیدواژه ها، اصطلاح نامه ها، اصول شماره گذاری و نمایه سازی در جهت استفاده صحیح و علمی از کامپیوتر به منظور ارائه شیوه های بازیافت اطلاعات موجود و اشاعه آنها.

و- تهیه و آماده سازی مجموعه های اسنادی برای انتشار به صورت گزارش، کتاب و یا نشریات مربوط .

ز- تهیه و تنظیم و ارائه طرح های پژوهشی در زمینه تاریخ معاصرایران به پژوهشگران.

ح- همکاری با موسسات دولتی، دانشگاه ها و مراکز پژوهشی و مطالعاتی فرهنگی و علمی داخل و خارج از کشور و راهنمایی آنان در زمینه اسناد آرشیوی.

ط- معرفی و شناساندن اسناد موجود در سازمان اسناد ملی ایران و تهیه راهنماهای لازم به منظور تسهیل در این امر.

در حال حاضر پژوهشکده اسناد با طراحی سه گروه در زمینه تحقیقات آرشیوی، مطالعات و حفظ و نگهداری اسناد، گروه تحقیقات تاریخ معاصر ایران به تکمیل کادر هیات علمی خود مشغول است.

پژوهشکده اسناد دارای شورای عالی مرکب از ریاست و معاونان سازمان و سه تن از شخصیت های علمی کشور است که جلسات آن هر دو ماه یکبار تشکیل می شود. علاوه بر فعالیت های جاری، بر اساس مقررات خود طرح هایی را اجرا و طرح های دیگری را در دست اجرا دارد.

آرشیو شفاهی سازمان اسناد ملی کشور

در سازمان اسناد ملی بخشی بنام”آرشیو شفاهی” وجود دارد. در این بخش هر یک از افراد هنرمند، سیاستمدار، دانشمند، پزشک، مهندس، می توانند تجربیات، مشاهدات و خاطرات خود را برای آیندگان باز گویند. این اسناد شفاهی نیز حامل پیام های فرهنگی و اجتماعی هستند که تمامی آحاد مردم و نه تنها پژوهشگران می توانند پیشینه ی فرهنگی خود را در آن کشف کنند.

بخش آثار دست نوشته سازمان اسناد ملی

برای نخستین بار در ایران آرشیو تخصصی برای نگهداری از اسناد و دست نوشته های هنرمندان، نویسندگان، شعرا و تمام مشاهیر کشور راه اندازی می شود. اکنون دست نوشته های تعدادی از مفاخر و نویسندگان بنام هم چون ملک الشعرای بهار، جمال زاده، پروین اعتصامی، پژمان بختیاری و… در اختیار سازمان اسناد ملی ایران قرار گرفته است اما هنوز بخش عمده ای از آثار این بزرگان در اختیار خانواده های آنهاست که در صورت همکاری آنها با سازمان اسناد ملی و حتی ارائه نسخه های کپی این دست نوشته ها نیز می توان برای تکمیل این آرشیو تخصصی در کشور اقدام کرد.

منبع: سایت صدا و سیما