روش های برقراری ارتباط تلفنی در حال تغییر است. امروزه برای برقراری ارتباط تلفنی راه دور اغلب از تکنولوژیی به نام VoIP استفاده می شود. سیستم VOIP یک روش برای تبدیل سیگنال های آنالوگ صوت به داده های دیجیتال است که از طریق اینترنت منتقل می شوند. روند تحولات سیستم های ارتباطی و گسترش شبکه اینترنت به گونه ای است که در آینده شاهد آن خواهیم بود که تلفن های عادی جای خود را به سیستم های مبتنی بر VoIP دهد. از بین راه کارهای موجود برای VoIP یکی از قوی ترین و جامع ترین تکنولوژی ها، Lync Server نام دارد که محصول شرکت Microsoft است. یکی از تفاوت های اصلی Lync با دیگر راهکارهای VoIP یکپارچه بودن آن است. بدین معنا با استفاده از همان رابط کاربری که شما تماس های خود را ارسال و دریافت می کنید بسیاری امکانات دیگر که امروزه مورد نیاز بسیاری از سازمان هاست، در اختیار دارید. Microsoft Lync Server برای کاربردهای تجاری بسیار مناسب است. زیرا علاوه بر ارتباطات تلفنی و ویدئو کنفرانس دارای امکاناتی مانند انتقال فایل و نشان دادن presentation , چت و به اشتراک گذاشتن صفحه کامپیوتر نیز هست. به این ترتیب کارمندان یک شرکت می‌توانند به راحتی با یکدیگر ارتباطات برقرار کنند و جلسات اداری خود را حتی زمانی که در کشوری دیگر هستند برگزار کنند.
قابلیت های کلیدی نرم افزار Microsoft Lync Server:
– Instant Messaging and Presence:
– آگاهی از وضعیت حضور و مکانی دیگر کاربران
– اطلاعات تماس افراد داخل و خارج سازمان
– ارتباط لحظه ای با استفاده از IM
– ارتباط با افراد خارج از سازمان (قابلیت ارتباط با سرویس‌های دیگر مثل Yahoo messenger و Windows Live و Google Talk و …)
– Activity Feed ( با استفاده از این قابلیت هر کاربر فعالیت جاری خود را در سازمان مشخص می‌کند که دیگران می‌توانند از آن اطلاع یابند)
– Audio, Video, and Web Conferencing:
– مدیریت بر کنفرانس
– حضور در کنفرانس با استفاده از روش‌های مختلف (استفاده از نرم افزار، استفاده از IP Phone، استفاده از تلفن معمولی یا موبایل در داخل یا خارج از سازمان و یا حتی با استفاده از نسخه تحت وب نرم افزار (بدون نصب نرم افزار)
– صرفه جویی در هزینه‌ها
– Dial-In Conferencing: با استفاده از این قابلیت کاربران خارج از سازمان قادرند بدون استفاده از نرم افزار یا سخت افزار خاص و تنها با شماره گیری از طریق خط تلفن در یک کنفرانس صوتی شرکت کنند
– Desktop Sharing: کاربر را قادر می‌سازد که همه صفحه نمایش خود یا تنها یک مانیتور خود- زمانی که چند مانیتور وصل است- را به اشتراک بگذارد
– Application Sharing: کاربر را قادر می ساز که یک برنامه خاص را به جای اشتراک گذاری کل صفحه نمایش، به اشتراک بگذارد
– Polls: کاربر را قادر می‌سازد که یک رای گیری را شروع نماید و افراد حاضر در کنفرانس در این رای گیری شرکت نمایند و نتایج را مشاهده نمایند. این قابلیت یک رای گیری آنلاین را شبیه سازی می‌کند
– Whiteboard: با استفاده از این تخته سیاه می‌توان یک کلاس واقعی را شبیه سازی کرد
– Presentation: ارائه‌ی یک اسلاید شوی PowerPoint به راحتی با این قابلیت صورت می‌گیرد. این قابلیت یک اتاق کنفرانس واقعی را شبیه سازی می‌کند
– افزایش قابلیت‌های ارتباطی
– فراهم نمودن امکان ادامه تماس، انتقال، نگه داشتن و … در صورت قطعی ارتباط (Voice Resiliency )
– امکان تعیین نحوه ارتباط و تعداد تماس مجاز با توجه به پهنای باند ارتباطی (Call Admission Control )
– نگه داشتن تماس و امکان ادامه آن از یک دستگاه دیگر (Call Park )
– اتصال و پشتیبانی از بیشتر سیستم‌های ارتباطی به صورت اشتراکی نظیر desk phones, Bluetooth headsets, video conferencing units و … که امروزه در بیشتر سازمان‌ها مورد توجه قرار گرفته است
– منشی تلفنی (IVR ): منشی تلفنی یکی از پرکاربردترین نیاز اکثر سازمان‌هاست.از ویژگی‌های جالب و هوشمندانه IVR مبتنی بر Lync Server این است که انتقال تماس‌ها در این سیستم مبتنی بر Presence صورت می‌گیرد
– Team Call: هر کاربر این قابلیت را دارد که یک گروه Team Call برای خود تعریف کند
– Call Forwarding: وقتی یک کاربر یک تماس ورودی دارد می‌تواند تعیین کند که این تماس به شماره تلفن محل کار، موبایل، خانه و یا همه این تلفن‌ها منتقل شود. اگر کاربر به تماس ورودی پاسخ ندهد تماس می‌تواند به صندوق صوتی فرد منتقل شود
– Delegation: در این حالت کاربر می‌تواند تعیین کند که تماس‌های ورودی او برای شخص دیگری فرستاده شود و شخص مورد نظر در صورت نیاز تماس را به او انتقال دهد. این قابلیت مورد نیاز برای حالت منشی و رئیس است
– مدیریت پهنای باند
– قابلیت‌های مانیتورینگ
– و …